Zakelijke Kosten Aftrekken: Wat Mag Wel en Wat Niet?

 Vorige week zat er weer een ondernemer tegenover ons die z’n belastingaanslag had gekregen. “Had ik maar geweten dat ik die laptop kon aftrekken,” verzuchtte hij. Dit soort gesprekken hebben we bij Emis Finance helaas te vaak. Ondernemers die duizenden euro’s te veel belasting betalen omdat ze niet doorhebben welke uitgaven gewoon van de zaak af mogen. Sommige dingen lijken logisch maar mogen niet, andere uitgaven waaraan je misschien niet eens denkt zijn juist wel aftrekbaar. We zetten daarom de belangrijkste regels voor je op een rijtje. Want waarom zou je de Belastingdienst meer geven dan strikt noodzakelijk?

Waar Let de Belastingdienst Op Bij Zakelijke Kosten?

De basis is simpel: kosten moeten echt voor je bedrijf zijn. Klinkt logisch, maar in de praktijk wordt het vaak ingewikkeld. Neem nou die nieuwe telefoon. Gebruik je hem puur voor werk? Dan mag hij volledig af. Maar bel je er ook privé mee? Dan wordt het al lastiger. De Belastingdienst wil bewijzen zien. Facturen, betaalbewijzen, noem maar op. Een shoebox vol bonnetjes is geen administratie – we hebben klanten gehad die dat wel dachten. Zorg dat je kunt uitleggen waarom elke uitgave zakelijk is. Die dure zakenborrel? Prima, als je kunt aantonen dat het voor relaties was. Maar dat etentje met je broer waar jullie toevallig even over werk praatten? Daar trapt niemand in.

Deze Uitgaven Mag Je Gewoon Aftrekken

Kantoorspullen zijn een makkie. Pennen, papier, computers – alles wat je voor je werk nodig hebt. Huur je een pand? Dan gaat gas, water, licht gewoon van de winst af. Rijd je voor zaken? Brandstof, parkeerkosten en zelfs die irritante tol kun je aftrekken. Let wel: alleen de zakelijke kilometers tellen. Telefoon en internet zijn tegenwoordig onmisbaar. Heb je een zakelijk abonnement? Helemaal aftrekbaar. Deel je het met privé? Dan alleen het zakelijke deel. Cursussen die met je vak te maken hebben zijn ook prima. Die Excel-training van vorig jaar? Gewoon doorberekenen naar de zaak. Machines en meubilair schrijf je af over meerdere jaren – dat scheelt flink in de aanschaf. En ja, die relatiegeschenken en zakendiners mogen er ook af, maar wel met een maximum van 3400 euro per jaar.

Deze Kosten Vergeet Je Maar

Privéspullen blijven privé, punt uit. Dat pak wat je op kantoor draagt? Jammer dan, dat is gewone kleding. Alleen echte werkkleding zoals veiligheidslaarzen of een monteurspak telt mee. Boetes betaal je altijd zelf, ook die parkeerbon tijdens een klantbezoek. De Belastingdienst denkt daar heel anders over dan jij. Auto-uitgaven zijn een klassieke valkuil. Rijd je 70% zakelijk en 30% privé? Dan mag maar 70% van alle autokosten van de zaak af. Brandstof, verzekering, onderhoud – alles moet je splitsen. Hetzelfde geldt voor je telefoon of internetabonnement. Gebruik je het half-om-half? Dan ook maar de helft aftrekken. Wees eerlijk in deze berekeningen, want bij controles kijkt de Belastingdienst hier als eerste naar.

Thuiswerken: Wat Mag en Wat Niet

Corona heeft veel veranderd. Ineens werkte iedereen thuis en vroeg zich af wat er nu kon. Heb je een kamer die alleen voor werk is? Dan kun je inderdaad een stukje van je woonkosten aftrekken. Maar let op: die kamer moet echt puur zakelijk zijn. Staat er je fitnessapparaat? Dan wordt het al twijfelachtig. Slaap je er soms? Dan kun je het helemaal vergeten. Voor de berekening neem je het aantal vierkante meters van je werkkamer gedeeld door de totale woning. Is je huis 100 vierkante meter en je kantoor 10? Dan mag 10% van hypotheekrente, gas, water, licht, gemeentebelastingen en onderhoud van de zaak af. Klinkt veel, maar uiteindelijk valt het vaak tegen. En maak er geen gekunstelde constructie van – de Belastingdienst prikt daar zo doorheen.

Hoe Houd Je Alles Bij?

Een goede administratie begint bij het bewaren van bonnetjes. Klinkt saai, maar het scheelt je later veel geld. Maak direct een foto of scan alles in. Er zijn apps die dat automatisch doen, maar een simpele map op je computer werkt ook prima. Splits zakelijke en privé uitgaven meteen. Doe je boodschappen en koopt tegelijk kantoorspullen? Dan twee kassabonnen of in elk geval duidelijk aangeven wat wat is. Heb je gemengde kosten zoals telefoon of auto? Bereken het zakelijke percentage en houd je daaraan. Niet deze maand 60% en volgende maand 80% omdat het beter uitkomt. Investeer in een simpel boekhoudprogramma als je bedrijf groeit. Het berekent automatisch BTW en maakt overzichten voor je belastingaangifte. En bewaar alles minstens zeven jaar – je weet nooit wanneer de Belastingdienst langskomt.