Wat zijn de meest voorkomende fouten in de salarisadministratie?

Salarisadministratie is een cruciaal onderdeel van elk bedrijf. Het zorgt ervoor dat medewerkers tijdig en correct worden betaald, dat de juiste belastingen en premies worden afgedragen, en dat er aan wettelijke verplichtingen wordt voldaan. Toch gaat het in veel bedrijven vaak mis. Fouten in de salarisadministratie kunnen leiden tot boetes, ontevreden medewerkers en zelfs juridische problemen. Maar wat zijn de meest voorkomende fouten in de salarisadministratie, en hoe kunnen ze worden voorkomen? In deze blog bespreken we de meest voorkomende fouten én geven we tips om ze te vermijden.

1. Verkeerde of ontbrekende gegevens

Een van de meest voorkomende fouten in de salarisadministratie is het gebruik van verkeerde of onvolledige gegevens. Dit kan variëren van onjuiste persoonlijke informatie van medewerkers tot het niet up-to-date houden van veranderingen in salaris of contractdetails.

Voorbeelden:

• Een medewerker verhuist naar een nieuwe woonplaats, maar dit wordt niet bijgewerkt in de administratie. Dit kan leiden tot fouten in de loonheffing.
• Een werknemer krijgt promotie en salarisverhoging, maar dit wordt niet verwerkt in de salarisadministratie, wat kan leiden tot onderbetaling.

Hoe te voorkomen? Het is belangrijk om regelmatig de gegevens van medewerkers te controleren en bij te werken. Automatiseer waar mogelijk processen zoals adreswijzigingen en salarisverhogingen om menselijke fouten te minimaliseren.

2. Verkeerde belastingtarieven of premies toepassen

Belastingen en premies veranderen regelmatig. Het niet toepassen van de juiste belastingtarieven of sociale premies kan leiden tot onder- of overbetaling van belasting, wat tot problemen kan leiden bij de Belastingdienst of andere instanties.

Voorbeeld:

Een werkgever past een oud belastingtarief toe, waardoor de medewerker te veel loonheffing betaalt. Dit kan resulteren in boetes en extra administratieve handelingen om dit recht te zetten.

Hoe te voorkomen? Zorg ervoor dat de software die je gebruikt altijd up-to-date is met de nieuwste belasting- en premiewetgeving. Werk samen met een belastingadviseur of een gespecialiseerd salarisbureau om te garanderen dat alles correct verloopt.

3. Verkeerde cao-regels toepassen

Veel bedrijven maken gebruik van cao’s (collectieve arbeidsovereenkomsten) die specifieke bepalingen bevatten voor lonen, vakantiegeld, toeslagen en pensioenbijdragen. Het niet correct toepassen van deze cao-regels kan leiden tot conflicten met medewerkers en vakbonden.

Voorbeeld:

Een medewerker werkt tijdens een nationale feestdag en volgens de cao heeft deze recht op een toeslag. De toeslag wordt niet uitbetaald, wat kan leiden tot een klacht van de werknemer.

Hoe te voorkomen? Zorg ervoor dat je salarisadministratiesysteem de specifieke cao van jouw sector ondersteunt en dat je volledig op de hoogte bent van de rechten van werknemers binnen die cao.

4. Onjuiste verlofadministratie

De correcte verwerking van verlofdagen is een ander gebied waar vaak fouten in gemaakt worden. Of het nu gaat om ziekteverlof, vakantiedagen of ouderschapsverlof, het niet correct verwerken van deze gegevens kan leiden tot fouten in de salarisbetaling.

Voorbeeld:

Een werknemer neemt ouderschapsverlof op, maar dit wordt niet juist verwerkt, waardoor deze persoon onterecht volledig loon ontvangt in plaats van een aangepast salaris.

Hoe te voorkomen? Zorg ervoor dat er duidelijke verlofprotocollen zijn en dat medewerkers hun verlof op tijd en correct kunnen aanvragen. Een goed HR-systeem kan helpen om deze processen te automatiseren en fouten te voorkomen.

5. Verkeerde verwerking van bonussen of overuren

Het niet juist verwerken van bonussen of overuren komt vaak voor, vooral in bedrijven waar medewerkers onregelmatige werktijden hebben. Fouten in dit proces kunnen leiden tot ontevredenheid en zelfs financiële claims van werknemers.

Voorbeeld:

Een medewerker werkt structureel over, maar deze overuren worden niet goed bijgehouden of uitbetaald. Dit kan uiteindelijk leiden tot claims en mogelijke juridische stappen.

Hoe te voorkomen? Zorg ervoor dat je een duidelijk systeem hebt voor het registreren en uitbetalen van overuren en bonussen. Werk met automatische tijdregistratiesystemen die overuren direct koppelen aan de salarisadministratie.

6. Niet tijdig afdragen van belastingen en premies

Het niet op tijd afdragen van belastingen en sociale premies kan leiden tot boetes en rentekosten. Dit komt vaak voor wanneer bedrijven te laat zijn met hun aangifte loonheffingen of pensioenafdrachten.

Voorbeeld:

Een bedrijf mist de deadline voor het indienen van de loonheffingen, wat leidt tot een boete van de Belastingdienst en extra kosten voor het bedrijf.

Hoe te voorkomen? Stel duidelijke deadlines in voor het afdragen van belastingen en premies, en gebruik herinneringssystemen of software die je waarschuwt voor aankomende deadlines. Door automatisering kunnen deze processen eenvoudiger worden beheerd en voorkom je nalatigheid.

7. Geen of slechte controle op salarissen

Een andere veelvoorkomende fout is het niet uitvoeren van een goede controle op salarissen. Dit betekent dat de salarisstroken niet goed worden gecontroleerd op fouten voordat ze worden uitbetaald, wat kan leiden tot over- of onderbetalingen.

Voorbeeld:

Een fout in de salarissoftware zorgt ervoor dat medewerkers te veel betaald krijgen. Pas weken later wordt de fout ontdekt, wat kan leiden tot financiële problemen voor het bedrijf en onrust onder de medewerkers.

Hoe te voorkomen? Voer een regelmatige controle uit op salarissen voordat deze worden uitbetaald. Een eenvoudige laatste check kan veel problemen voorkomen.

Salarisadministratie uitbesteden aan Actium.nl

Het kan een uitdaging zijn om altijd foutloos te werken in de salarisadministratie, vooral wanneer je te maken hebt met complexe regelgevingen en wisselende belastingtarieven. Door je salarisadministratie uit te besteden aan professionals zoals Actium.nl, kun je fouten voorkomen en ervoor zorgen dat je aan alle wettelijke eisen voldoet. Actium.nl neemt het volledige proces uit handen, zodat jij je kunt concentreren op het runnen van je bedrijf, terwijl zij zorgen voor een accurate en tijdige salarisverwerking. [Plaats hier je link naar Actium.nl]

Conclusie

Fouten in de salarisadministratie kunnen kostbaar zijn, zowel financieel als voor de bedrijfsreputatie. Door te zorgen voor up-to-date systemen, regelmatig controles uit te voeren en de juiste expertise in te schakelen, kunnen de meeste van deze fouten worden voorkomen. Of je nu je administratie intern regelt of uitbesteedt, een nauwkeurige salarisadministratie is van cruciaal belang voor een gezond bedrijf.