Vaste schoonmaakpartner of losse klussen

Veel organisaties groeien geleidelijk naar een situatie waarin de schoonmaak bij drie of vier partijen ligt. Iemand voor het dagelijkse werk, een glazenwasser die af en toe langskomt, een specialist voor de vloeren en een aannemer die na een verbouwing opruimt.

Dat ontstaat vanzelf en werkt een tijd prima. Tot het moment dat er iets misgaat en niemand zich verantwoordelijk voelt. Dan blijkt de waarde van schoonmaakonderhoud bij één partij ineens heel concreet.

Waar losse afspraken vastlopen

De problemen zijn steeds dezelfde:

• Onduidelijkheid over wie welk deel van het pand doet
• Werkzaamheden die elkaar in de weg zitten qua planning
• Meerdere facturen, contracten en contactpersonen
• Kwaliteitsverschillen tussen leveranciers binnen één gebouw
• Geen totaaloverzicht van wat er periodiek moet gebeuren

Het grensgebied is waar het misgaat

Bij losse afspraken ontstaan er altijd zones die tussen wal en schip vallen. De binnenkant van het glas hoort bij de schoonmaak, de buitenkant bij de glazenwasser. De entree wordt gedaan, het bordes ervoor niet. De trap wel, de leuning niet altijd.

Dit zijn geen grote problemen, maar ze stapelen op. En omdat iedere partij formeel binnen zijn opdracht blijft, is er niemand die het oplost. Uiteindelijk komt het terug bij degene die het contract beheert, en dat is meestal iemand die er zijn hoofdtaak niet aan heeft.

Één planning scheelt meer dan één factuur

Het financiële voordeel van bundelen is er, maar is zelden doorslaggevend. Het echte voordeel zit in de planning. Eén partij die het hele pand kent, kan periodiek werk inplannen op momenten dat het uitkomt en combineren met het reguliere werk.

Ook bij calamiteiten scheelt dat. Als er water binnenkomt of een oplevering vervroegd wordt, belt u één nummer in plaats van drie, en is er iemand die het geheel overziet.

Vergeet het werk op hoogte niet

Het onderdeel dat het vaakst apart blijft liggen is glasbewassing, zeker bij panden met meerdere verdiepingen. Dat is begrijpelijk, want het vraagt om ander materieel en om mensen die getraind zijn voor werken op grote hoogte. Maar juist daarom is het prettig als dat binnen dezelfde afspraak valt.

U weet dan zeker dat er met gekeurd materieel en de juiste veiligheidsmaatregelen wordt gewerkt, en u hoeft niet zelf te beoordelen of een partij dat op orde heeft.

Wat bundelen financieel doet

Het samenvoegen van losse opdrachten levert doorgaans een betere prijs op, maar niet om de reden die vaak wordt aangenomen. De winst zit minder in volumekorting en meer in efficiëntie: reistijd wordt gedeeld, materieel wordt beter benut en werkzaamheden worden gecombineerd op één bezoek.

Daar staat tegenover dat u minder makkelijk kunt vergelijken. Bij één leverancier voor alles verliest u het zicht op wat een los onderdeel elders zou kosten. Vraag daarom om een offerte waarin de posten apart zijn benoemd, ook als u ze samen afneemt.

Blijf kritisch, ook bij één leverancier

Het risico van bundelen is gemakzucht aan beide kanten. Als er niets meer te vergelijken valt, verdwijnt de prikkel om scherp te blijven. Voorkom dat door periodiek te evalueren en door bij verlenging expliciet te kijken of de omvang van het contract nog klopt met wat u werkelijk nodig heeft.

Een goede leverancier heeft daar geen moeite mee. Sterker nog: die brengt zelf ter sprake dat een bepaald onderdeel minder vaak kan, als dat zo is.

Overzicht houden op periodiek werk

Het werk dat maar een paar keer per jaar terugkomt, is het lastigst te bewaken. Juist daar ontstaat achterstand, omdat niemand precies weet wanneer het voor het laatst is gebeurd. Bij één leverancier valt dat binnen één jaarplanning.

Vraag om een overzicht waarin per onderdeel staat wanneer het aan de beurt is. Dat maakt het ook makkelijker om te begroten, want u weet dan welke posten in welk kwartaal vallen.

Loop uw leveranciers eens langs en kijk hoeveel partijen er in uw pand komen. In veel gevallen is dat er minstens één meer dan nodig.